Sala riunioni: come allestirla e le tecnologie da integrare

Con l'introduzione del concetto di smart working, la funzione della sala riunioni è stata ridefinita, diventando uno spazio flessibile che si adatta alle nuove esigenze di collaborazione e comunicazione. L'integrazione del lavoro in ufficio e delle pratiche smart working ha trasformato le riunioni da incontri fisici in esperienze virtuali e ibride.
Divenuta oggigiorno un luogo di connessione sia fisica che digitale, riflette il cambiamento culturale nel modo in cui le aziende concepiscono il lavoro, enfatizzando la necessità di adattarsi a un panorama sempre più dinamico e interconnesso. Allestire una sala riunioni efficace quindi è fondamentale per rimanere al passo al giorno d'oggi.

Vantaggi nel creare una sala riunioni

La creazione di una sala riunioni efficace in un ambiente lavorativo offre diversi vantaggi chiave per il successo aziendale. Questo spazio dedicato facilita la discussione e la collaborazione, promuovendo la chiarezza nei processi decisionali e riducendo il rischio di malintesi.
La sala riunioni agisce come catalizzatore per la creatività e l'innovazione, grazie a tecnologie integrate come schermi interattivi e lavagne digitali che aggiungono dinamicità alle sessioni. Inoltre, la flessibilità di ospitare riunioni virtuali o ibride favorisce la partecipazione di membri del team in sedi distanti o in modalità smart working, adattandosi alle mutevoli esigenze del mercato.
Infine, la sala riunioni consolida le relazioni interne, creando connessioni personali tra i membri del team e contribuendo al senso di appartenenza aziendale. In conclusione, investire in una sala riunioni ben concepita è essenziale per la crescita e la prosperità aziendale nel contesto competitivo odierno.

Quali tecnologie utilizzare?

Prima di tutto, è essenziale pianificare lo spazio in modo strategico. La disposizione dei mobili dovrebbe favorire la visibilità di tutti i partecipanti e promuovere un'atmosfera aperta e collaborativa. Optare per tavoli e sedie ergonomiche contribuirà al comfort e alla concentrazione durante le riunioni prolungate.
L'integrazione di tecnologie all'avanguardia è fondamentale per allestire una sala riunioni in modo ottimale. Queste possono essere:

• Schermi interattivi: consentono di condividere e manipolare contenuti digitali in tempo reale durante le riunioni. Questi schermi favoriscono l'interattività e migliorano la partecipazione di tutti i membri del team.
• Lavagne digitali: offrono un modo innovativo per annotare e condividere idee. Possono essere utilizzate in modo collaborativo, consentendo a più persone di contribuire simultaneamente e migliorando la visualizzazione delle informazioni.
• Proiettori: fondamentale per la visualizzazione chiara di presentazioni, documenti e dati durante le riunioni. In un’ottica di risparmio, è possibile installare un TV Led che contenga altoparlanti, videocamere e microfoni così da avere tutto in uno.
• Box connettività: permette di collegare con facilità i computer dotati di tecnologia HDMI, DisplayPort e VGA al display della sala.
• Telecamere ad alta definizione: ottimali da utilizzare sono le telecamere con panoramica, inclinazione e zoom meccanici verso le singole persone che stanno parlando, ottenendo una ripresa pulita e di alta qualità.
• Illuminazione regolabile: L'illuminazione regolabile consente di adattare l'ambiente alle esigenze specifiche della riunione. Può contribuire a creare un'atmosfera più confortevole e concentrata, migliorando la qualità complessiva dell'incontro.
• Connessione internet veloce e stabile: è essenziale per l'utilizzo di applicazioni online, videoconferenze e la condivisione di documenti in modo efficiente.
• Sistemi audioconferenza e videoconferenza: L'integrazione di sistemi audio e videoconferenza consente la partecipazione di membri del team remoti in modo efficace. Assicurano una comunicazione chiara e senza intoppi, migliorando la collaborazione tra team distribuiti.
• Sistemi microfonici: una possibile soluzione è l’utilizzo di microfoni "array" da soffitto, riconoscono automaticamente la voce di chi parla, lasciando le persone libere di parlare in maniera naturale.
• Soluzioni wireless: semplificano la condivisione di contenuti da dispositivi diversi, riducendo l'ingombro di cavi e migliorando la flessibilità durante le presentazioni e le discussioni.
• Sistemi di gestione riunioni: Piattaforme o software dedicati alla gestione delle riunioni possono semplificare la pianificazione, l'organizzazione e il follow-up delle riunioni. Consentono la condivisione di documenti, la registrazione delle decisioni e la creazione di un flusso di lavoro più efficiente.

Tipologie di allestimento

La progettazione dell'allestimento di una sala conferenze riveste un ruolo cruciale nel determinare il flusso e il successo di un incontro.

Uno dei modelli più tradizionali è l'allestimento a "teatro", in cui le sedie sono allineate in file parallele rivolte verso il palco o la zona di presentazione. Questo layout è ideale per presentazioni frontali e discorsi formali, ma può ostacolare la comunicazione tra i partecipanti.

Un approccio alternativo è l'allestimento a "U", che crea una disposizione aperta e facilita la comunicazione tra i partecipanti. Con tavoli e sedie posizionati a formare una "U" aperta, questo layout incoraggia la partecipazione attiva e favorisce la condivisione di idee tra i membri del team. È adatto particolarmente adatto per riunioni più collaborative e sessioni di brainstorming.

Il layout a "boardroom" è spesso scelto per riunioni esecutive o incontri decisionali. In questa configurazione, il tavolo rettangolare consente a tutti i partecipanti di avere una visuale chiara del presentatore o dei documenti presentati. Non è molto adatto a gruppi numerosi.

Negli ultimi anni, l'avvento delle tecnologie di comunicazione ha introdotto nuovi tipi di allestimenti ibridi, concepiti per adattarsi alle esigenze del lavoro contemporaneo. L'allestimento circolare, ad esempio, posiziona i partecipanti in una disposizione circolare, facilitando la connessione visiva tra tutti i presenti. Questo modello, spesso utilizzato in combinazione con tecnologie di videoconferenza, consente una partecipazione più attiva anche a coloro che partecipano virtualmente.

Inoltre, l'allestimento "cabaret" è stato implementato con successo in contesti più informali. Le sedie sono disposte attorno a tavoli bassi, creando un'atmosfera più rilassata e favorendo la discussione informale. Questo modello è adatto per sessioni di formazione interattive o workshop in cui la collaborazione è al centro dell'esperienza.

Sei interessato ad allestire una sala riunioni? Ne parleremo a MIR, dal 7 al 9 aprile 2024, nel frattempo scopri la nuova sezione dedicata alle SOLUZIONI PER WORKSPACE.