Sale riunioni del futuro: dallo smart working all’intelligenza artificiale
La pandemia ha segnato la fine delle sale riunioni e degli uffici per come li conosciamo? Gli spazi di lavoro del futuro sono sempre più caratterizzati da una sinergia tra flessibilità, tecnologia, sostenibilità, che cambiano anche il modo in cui le aziende e i dipendenti interagiscono e collaborano.
Qual sarà quindi il futuro dello Smart Working?
Lo abbiamo chiesto a:
- Fiorella Crespi, Direttrice Osservatorio Smart Working - Politecnico di Milano
- Michele Dalmazzoni, Director Collaboration Cisco South EMEA
- Danny Pigini, Modern Work Technical Specialist Microsoft
- Mauro Bosano, EMEA Smart Collaboration Technology Lead Lenovo
- Diego Gambarini, Sales Director Italia Mago
Indice:
- Smart Working: Prospettive Aziendali, Personali e Sociali
- Tecnologie e Formazione: La Chiave per un Ambiente di Lavoro Smart
- Comunicazione Avanzata per Riunioni Efficaci
- Soluzioni Tecnologiche Avanzate per il Lavoro Ibrido: l'IA e Microsoft Teams
- Privacy e Sicurezza: Gestione delle Impronte Vocali e Facciali
- Innovazione e Sviluppo
- Piattaforme di Controllo Integrate
Lo Smart Working: Un'Analisi Empirica
Lavorare in modalità smart non si limita a svolgere compiti da casa; rappresenta un concetto ben più ampio. Centrato su flessibilità e autonomia dei dipendenti, lo smart working risponde alle esigenze mutevoli del lavoro moderno e implica la necessità di una cultura aziendale focalizzata sui risultati. Diventa necessario, quindi, un intreccio di policy, tecnologie, spazi fisici e comportamenti. Le policy organizzative definiscono il contesto per la flessibilità, le tecnologie facilitano la connettività e collaborazione, gli spazi fisici diventano catalizzatori di produttività, mentre i comportamenti e gli stili di leadership trasformano la mentalità aziendale.
Quali sono i benefici e quali tecnologie servono in un ambiente più smart? Ci viene in auto l'Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, che ha come obiettivo quello di analizzare l'impatto dell'innovazione digitale sul lavoro e sulle relazioni aziendali.
Smart Working: Prospettive Aziendali, Personali e Sociali
I benefici dello smart working si estendono su tre livelli: aziendale, personale e sociale. Le aziende possono vedere aumenti di produttività, maggiore attrazione e retention dei talenti, e ottimizzazione dei costi degli spazi fisici. Le persone conciliano meglio vita privata e lavorativa, hanno minori costi di trasferta e maggiore entusiasmo lavorativo.
A livello sociale, si osservano riduzioni delle emissioni dovute ai trasferimenti casa-lavoro e la rivitalizzazione dei territori periferici. Tuttavia, l'adozione dello smart working presenta sfide significative, come la necessità di evitare il collaboration overload e di gestire le aspettative mutate delle persone in ufficio.
Come le aziende possono affrontare queste sfide e quali strategie possono adottare per ottenere il massimo dallo smart working?
Tecnologie e Formazione: La Chiave per un Ambiente di Lavoro Smart
Le tecnologie sono cruciali per lo smart working e si dividono in cinque categorie: social collaboration, mobilità, sicurezza, spazi di lavoro fisici e strumenti per il benessere e l'engagement. Durante la pandemia, l'uso di queste tecnologie è aumentato notevolmente, cambiando il modo di collaborare e gestire il lavoro.
Per sfruttarle appieno e ridurre il tecnostress, è necessaria una formazione in competenze digitali avanzate, come networking, comunicazione virtuale, consapevolezza digitale, creatività e auto-miglioramento. Le organizzazioni devono investire nella formazione dei dipendenti e promuovere un modello di gestione basato sul feedback continuo e sugli obiettivi, evitando il micro-management. Il successo dello smart working dipende dall'integrazione armoniosa di tecnologia, competenze e relazioni.
“Per noi, lo Smart Working rappresenta un modo di organizzare il lavoro, basato sul conferire alle persone flessibilità e autonomia nella scelta di come lavorare, inclusi i luoghi, i tempi e gli strumenti da utilizzare.”
Fiorella Crespi, Direttrice Osservatorio Smart Working - Politecnico di Milano
È evidente quindi come le tecnologie e la formazione siano essenziali per il successo dello smart working, e ciò ci porta a considerare un ulteriore aspetto: l'evoluzione degli spazi di lavoro stessi.
Smart Building: Il Futuro degli Uffici
l mercato degli uffici è in piena rivoluzione grazie all'adozione di tecnologie avanzate che promuovono smart building e Internet of Things (IoT). Questi sviluppi stanno rivoluzionando la gestione delle risorse e dell'energia, riducendo le emissioni e migliorando la sostenibilità. Basti pensare che nel 2020 il mercato degli smart building valeva 30 miliardi di dollari, con previsioni di crescita fino a 400 miliardi entro il 2040!
Le aziende quindi sono sempre più pronte a investire in uffici intelligenti, riconoscendone il grande valore. L'IoT sta trasformando gli spazi di lavoro grazie a sensori che monitorano i parametri ambientali, creando ambienti salubri e produttivi.
Quali saranno le prospettive future per gli smart building e come influenzeranno i nostri uffici?
Comunicazione Avanzata per Riunioni Efficaci
La tecnologia di intelligenza artificiale sta rivoluzionando anche la comunicazione nelle sale riunioni, migliorando l'interazione sia per i partecipanti in loco che per quelli remoti. Le sale riunioni del futuro saranno sempre di più spazi con tecnologie avanzate che garantiscono visibilità e udibilità ottimali per tutti i partecipanti, indipendentemente dalla loro posizione fisica.
"Abbiamo bisogno di una tecnologia che integri software e cloud, ma anche hardware e sensori, perché dobbiamo digitalizzare un elemento specifico: lo spazio fisico in cui le persone si muovono."
Michele Dalmazzoni, Director Collaboration Cisco South EMEA
In un mondo multi-platform, l'interoperabilità è fondamentale. Le partnership con aziende come Microsoft permettono di integrare diverse tecnologie per una collaborazione senza soluzione di continuità. La piattaforma Cisco Control Hub, ad esempio, fornisce un'ampia gamma di informazioni sugli spazi e sui dispositivi utilizzati, migliorando la gestione degli ambienti di lavoro.
Dove puoi arrivare l’intelligenza artificiale? Fino al monitoraggio della qualità dell'aria, del consumo energetico e dell'efficienza generale degli spazi, creando uffici più intelligenti e sostenibili. Anche con interventi minimi, come il semplice refresh di una sala riunioni, è possibile applicare i principi degli smart building per migliorare significativamente l'ambiente di lavoro.
Questa gestione intelligente dei luoghi di lavoro apre la strada a ulteriori innovazioni tecnologiche che stanno plasmando gli uffici del futuro.
Le Sfide del Futuro: Flessibilità e Intelligenza Artificiale
Negli ultimi anni, il mondo del lavoro ha subito una trasformazione radicale, guidata da due forze principali: la flessibilità e l'intelligenza artificiale (IA). La pandemia ha accelerato l'adozione dello smart working, che ora i dipendenti desiderano mantenere come opzione stabile. Parallelamente, l'IA, soprattutto quella generativa, sta diventando sempre più pervasiva, assistendo i dipendenti nel ridurre il carico di lavoro. Un’indagine su 31.000 dipendenti in 31 paesi ha rivelato la difficoltà dei decision maker nel mantenere i team connessi. La sfida è garantire la flessibilità lavorativa senza compromettere la connessione e il senso di appartenenza dei dipendenti, fondamentali per la loro retention.
“Non introduciamo solo intelligenza artificiale generativa, ma anche tecnologie AI per migliorare l'esperienza delle riunioni ibride. Il nostro obiettivo è garantire un'esperienza immersiva anche per chi partecipa da remoto.”
Danny Pigini Modern, Work Technical Specialist Microsoft
L'integrazione dell'IA nel mondo del lavoro pone una sfida significativa, ma anche un'opportunità per migliorare la produttività e l'efficienza dei dipendenti, spingendo a esplorare ulteriormente le varie soluzioni esistenti.
Soluzioni Tecnologiche Avanzate per il Lavoro Ibrido: l'IA e Microsoft Teams
La necessità di soluzioni tecnologiche per il lavoro ibrido è evidente, poiché la gestione di email e riunioni occupa molto tempo. L'IA, integrata in strumenti come Microsoft Teams, aiuta a liberare tempo per attività più importanti facilitando una produttività intelligente.
Le Microsoft Teams Rooms portano questa esperienza nelle sale riunioni fisiche, utilizzando l'IA per semplificare la gestione dei dispositivi e migliorare la partecipazione inclusiva. Il Teams Room Pro Portal gestisce queste sale con monitoraggio remoto continuo e supporto proattivo. Inoltre, la tecnologia Mesh di Teams permette una collaborazione in realtà mista, migliorando la connessione tra i partecipanti con avatar personalizzabili e spazi immersivi, ridefinendo così le riunioni del futuro.
Riunioni Ibride: Il Futuro della Collaborazione
Nel futuro, le riunioni ibride, che combineranno la presenza fisica e la partecipazione remota, diventeranno la norma. Per andare sempre più incontro a ciò, Microsoft Teams sta innovando questo modello con la tecnologia di "audio intelligente" che identifica gli interlocutori. Sebbene questa tecnologia esista da due anni, ora Microsoft la sta rendendo disponibile anche per i contesti BYOD (Bring your own device), senza bisogno di una sala Teams dedicata. Inoltre le riunioni ibride utilizzano barre audio con molti microfoni per identificare fino a dieci speaker. Un altro strumento è stato ideato da Lenovo e si chiama IntelliFrame, una soluzione che utilizza videocamere per inquadrare gli speaker attivi e migliorare l'esperienza dei partecipanti remoti, trasmettendo fino a cinque stream video.
Il futuro delle riunioni ibride richiede tecnologie avanzate che facilitino la collaborazione e che allo stesso tempo mantengano i dati degli utenti al sicuro: quali sono le soluzioni possibili? Ne parliamo giusto qui a seguire.
Innovazione, sviluppo e privacy
La gestione delle impronte vocali e facciali solleva questioni di privacy, a cui Microsoft risponde con misure rigorose, restando all'interno del tenant Microsoft 365 e quindi garantendo la sicurezza dei dati.
Lenovo sta potenziando la capacità computazionale dei dispositivi per eseguire algoritmi di intelligenza artificiale direttamente sul cliente, rendendo i sistemi più reattivi. Si prevede che ci sarà un notevole sviluppo dell'intelligenza artificiale, non solo nel cloud, ma anche nelle sale riunioni a livello di periferiche.
Lenovo e Microsoft condividono una visione comune sull'intelligenza artificiale: trasformare quotidianamente il modo di lavorare. Lenovo mira a rendere accessibili i sistemi di intelligenza artificiale a tutti i segmenti di mercato. Nonostante le preoccupazioni legate ai possibili sviluppi dell'IA, l'obiettivo è migliorare continuamente le modalità di lavoro. La sinergia tra le tecnologie di Microsoft e Lenovo promette di portare innovazioni che cambieranno radicalmente le sale riunioni del futuro, rendendole sempre più efficienti, sicure e inclusive per tutti i partecipanti, sia fisici che virtuali.
“Un'altra sfida che dobbiamo affrontare, come già detto in precedenza, riguarda le riunioni ibride: permettere a chi partecipa online, ad esempio da casa, di identificare in modo appropriato le persone presenti nella sala riunioni.”
Mauro Bossano, EMEA Smart Collaboration Technology Lead Lenovo
Abbiamo visto come Microsoft e Lenovo affrontino le sfide legate all'intelligenza artificiale e alle nuove tecnologie nelle sale riunioni del futuro, garantendo sicurezza e sviluppo. Ma com’è possibile risolvere i problemi attuali delle riunioni e al tempo stesso migliorare l'esperienza utente?
Tecnologie Avanzate per Risolvere i Problemi delle Riunioni
Le sale riunioni del futuro affronteranno molte delle attuali sfide aziendali, come ritardi dovuti a tecnologie complesse e preparazioni lunghe, sprechi di investimenti in hardware obsoleto e costoso, limitazioni nel brainstorming e problemi di connettività. Per risolvere questi problemi, Mago, software house attiva nel settore Unified Communication and Collaboration e digital signage, offre una piattaforma di comunicazione unificata che integra strumenti avanzati per la condivisione e la collaborazione. La tecnologia di Mago include schermi interattivi, interfacce intuitive, funzioni di drag-and-drop, e app web, facilitando l'uso delle sale riunioni anche per utenti meno esperti. Inoltre, consente la presentazione da dispositivi mobili e utilizza l'intelligenza artificiale per trasformare schizzi in modelli digitali, migliorando la creatività e la collaborazione.
Com’è possibile integrare le tecnologie innovative e soluzioni avanzate per ottimizzare le riunioni aziendali e promuovere una collaborazione efficace? La risposta è scegliere delle piattaforme di controllo integrate.
Piattaforme di Controllo Integrate
Mago offre una dashboard per gestire e monitorare le sale riunioni, con alert per guasti e report sull'utilizzo e qualità delle riunioni. La piattaforma permette la gestione di più sale anche a livello geografico, aggiornamenti software e reboot automatici. Questa soluzione aiuta le aziende a mantenere l'efficienza e ridurre i tempi morti, migliorando l'esperienza utente. Mago è scalabile, non dipende da hardware obsoleto, e consente accessi rapidi tramite QR code. Offre workspace sicuri, sia in cloud che on-premise, e integra modelli 2D/3D e intelligenza artificiale per aumentare l'engagement e l'efficacia delle riunioni, facilitando la transizione digitale.
Conclusioni
Il futuro dello smart working e delle sale riunioni è chiaramente definito da una forte integrazione tra flessibilità, tecnologia avanzata e sostenibilità. Le innovazioni presentate durante l'edizione 2024 di MIR dimostrano come le aziende stiano abbracciando queste nuove tendenze per migliorare la produttività, l'efficienza e la soddisfazione dei dipendenti. Strumenti come Microsoft Teams, tecnologie di intelligenza artificiale e soluzioni di smart building stanno rivoluzionando gli spazi di lavoro, rendendo le riunioni più inclusive, interattive e sicure.
L'evoluzione continua di queste tecnologie promette di trasformare ulteriormente il modo in cui collaboriamo, garantendo che le sale riunioni e gli spazi di lavoro siano sempre più efficienti, accessibili e innovativi.